Главная О компании Услуги Решения
+ 7 (495) 762-42-73
info@portal-systems.ru

Разработка и внедрение
порталов Microsoft SharePoint

Используйте возможности современной платформы для совместной работы сотрудников и партнёров.

Документооборот SharePoint 2016

Наша компания предлагает готовое решение «Документооборот SharePoint 2016» (система автоматизации документооборота). Решение реализовано на современной ECM системе Microsoft SharePoint 2016 (также возможно внедрение на SharePoint 2013) и состоит из следующих частей:

Электронный документооборот
Решение для делопроизводства



Электронный документооборот

Электронный документооборот предназначен для обработки документов в электронном виде. Решение является гибко адаптируемым под требования процессов конкретной организации и предусматривает возможность гибкой настройки маршрутов обработки документов. Решение позволяет создать единую точку управления процессами движения документов и позволяет создавать различные маршруты обработки документов.

Также без привлечения разработчиков задавать очередность выполнения активностей (задача с контролем выполнения, согласование, ознакомление, утверждение, резолюция) для конкретного документа.

Маршрут обработки документа это последовательность активностей, которые пользователи имеют возможность создавать самостоятельно для специальных маршрутов или использовать готовые шаблоны маршрутов.


Простые и удобные формы создания задач позволяют создавать рабочие процессы для организации управления процессами движения документов.

Перечень задач связанный с обработкой документа отображается в карточке документа, что позволяет осуществлять мониторинг выполняемых задач по документу.




Решение для делопроизводства

Основные возможности решения:

  • Регистрация входящих/исходящих/внутренних и других документов.
  • Согласование документов.
  • Вынесение резолюции.
  • Утверждение документов.
  • Создание задач и поручений.
  • Контроль исполнения задач/поручений.
  • Электронный архив.

Преимущества

  • Единая информационная среда для работы с документами, задачами, поручениями (единый интерфейс управления документами, задачами и поручениями).
  • Единый интерфейс управления документами, состоящий из панели мониторинга и области навигации, позволяет отображать библиотеки и папки с документами в иерархическом виде. Панель мониторинга отображает все актуальные задачи, назначенные на текущего пользователя (отдельно отображаются задачи со сроком окончания в текущий день, просроченные задачи).
  • В карточке документа отображается список задач/поручений, связанных с документом. Каждая задача имеет индикатор состояния задачи/поручения. Индикатор изменяет своё состояние (10 состояний) в зависимости от величины истекшего времени, отведённого на выполнение задачи по документу.
  • "Привязка" к карточке документа связанных документов. На любом этапе жизненного цикла документа пользователь, принимающий участие в обработке документа, имеет возможность создать/удалить связь с документами, существующими на портале.
  • Отображение в карточке документа атрибутов, текущих согласований, подписей, резолюций, связанных задач/поручений/документов.
  • Управление документами осуществляется через ленту управления. Для каждого пользователя в зависимости от его роли доступен набор элементов управления, необходимых ему в соответствии с его ролью и текущим состоянием документа.
  • Автоматизированное присвоение номеров по документам (присвоение номеров по настраиваемым правилам в зависимости от типа документа).
  • Создание специальных согласований (создание маршрутов согласования без программирования).
  • Оповещения по документам/задачам/поручениям.
  • Система эскалации (оповещение заинтересованных лиц при невыполнении задач/поручений по документу в установленные сроки).
  • Версионность документов (история изменений).
  • Разграничение прав доступа.
  • Поиск по атрибутам документов, задач, поручений.

Для типов документов (входящий, исходящий и внутренний) в системе предусмотрены следующие преднастроенные жизненные циклы:

Жизненный цикл входящего документа

  • Создание входящего документа.
  • Присвоение номера входящему документу.
  • Вынесение резолюции.
  • Исполнение резолюции.
  • Завершение работы с документом и перенос в архив.

Жизненный цикл исходящего документа

  • Создание исходящего документа.
  • Согласование исходящего документа.
  • Утверждение/подписание исходящего документа.
  • Присвоение номера и отправка исходящего документа.

Жизненный цикл внутреннего документа

  • Создание внутреннего документа.
  • Согласование внутреннего документа.
  • Утверждение/подписание внутреннего документа.
  • Присвоение номера.
  • Отправка внутреннего документа для ознакомления должностным лицам.

 

Назначение поручений/задач

В карточке документа на любом этапе жизненного цикла предусмотрена возможность создания задач, поручений и поручений с контролем исполнения (автоматически создаётся задача по контролю).

Согласование документов

Согласование документов проводится по маршруту, который определяет инициатор согласования (маршрут задаётся без программирования). В системе предусмотрено создание параллельного и/или последовательного маршрута согласования. При выборе параллельного маршрута согласующие визируют документ в независимости друг от друга, т.е. за один этап. Последовательный маршрут согласования предусматривает визирование документа в несколько этапов.

Оповещения по документам/задачам/ поручениям

Система осуществляет рассылку по электронной почте сообщений пользователям, которые участвуют в обработке документа по всем этапам жизненного цикла документа: создание карточки документа, согласование документа, создание задачи/поручения, утверждение документа, вынесение/исполнение резолюции.

Система эскалации

Система эскалации предназначена для привлечения заинтересованных лиц при невыполнении задач/поручений по документу в установленные сроки. При выходе за временные ограничения сроков выполнения задачи/поручения осуществляется рассылка уведомлений заинтересованным лицам в соответствии со схемой эскалации.

Поиск документов/задач/поручений

Система позволяет выполнять поиск по атрибутам документов, таким как название, имя, описание, тип, состояние, автор, дата. Также в системе предусмотрен поиск по содержимому документов.






ООО "АКорС"
Тел.: (495)762-42-73
Email: info@portal-systems.ru