Главная О компании Услуги Решения
+ 7 (495) 762-42-73
info@portal-systems.ru
Разработка и внедрение
порталов SharePoint

Документооборот SharePoint 2013

Наша компания предлагает готовое решение «Документооборот SharePoint 2013» (система автоматизации документооборота). Решение реализовано на современной ECM системе Microsoft SharePoint 2013 (также возможно внедрение на SharePoint 2010) и состоит из следующих частей:

Электронный документооборот
Решение для делопроизводства
Заявки



Электронный документооборот

Электронный документооборот предназначен для обработки документов в электронном виде. Решение является гибко адаптируемым под требования процессов конкретной организации и предусматривает возможность гибкой настройки маршрутов обработки документов. Решение позволяет создать единую точку управления процессами движения документов и позволяет создавать различные маршруты обработки документов.

Решение позволяет без привлечения разработчиков задавать очередность выполнения активностей (задача с контролем выполнения, согласование, ознакомление, утверждение, резолюция) для конкретного документа.

Маршрут обработки документа это последовательность активностей, которые пользователи имеют возможность создавать самостоятельно специальные маршруты или использовать готовые шаблоны маршрутов.


Простые и удобные формы создания задач позволяют создавать рабочие процессы для организации управления процессами движения документов.

Перечень задач связанный с обработкой документа отображается в карточке документа, что позволяет осуществлять мониторинг выполняемых задач по документу.




Решение для делопроизводства

Основные возможности решения:

  • Регистрация входящих/исходящих/внутренних и других документов.
  • Согласование документов.
  • Вынесение резолюции.
  • Утверждение документов.
  • Создание задач и поручений.
  • Контроль исполнения задач/поручений.
  • Электронный архив.

Преимущества

  • Единая информационная среда для работы с документами, задачами, поручениями (единый интерфейс управления документами, задачами и поручениями).
  • Единый интерфейс управления документами, состоящий из панели мониторинга и области навигации, позволяет отображать библиотеки и папки с документами в иерархическом виде. Панель мониторинга отображает все актуальные задачи, назначенные на текущего пользователя (отдельно отображаются задачи со сроком окончания в текущий день, просроченные задачи).
  • В карточке документа отображается список задач/поручений, связанных с документом. Каждая задача имеет индикатор состояния задачи/поручения. Индикатор изменяет своё состояние (10 состояний) в зависимости от величины истекшего времени, отведённого на выполнение задачи по документу.
  • "Привязка" к карточке документа связанных документов. На любом этапе жизненного цикла документа пользователь, принимающий участие в обработке документа, имеет возможность создать/удалить связь с документами, существующими на портале.
  • Отображение в карточке документа атрибутов, текущих согласований, подписей, резолюций, связанных задач/поручений/документов.
  • Управление документами осуществляется через ленту управления. Для каждого пользователя в зависимости от его роли доступен набор элементов управления, необходимых ему в соответствии с его ролью и текущим состоянием документа.
  • Автоматизированное присвоение номеров по документам (присвоение номеров по настраиваемым правилам в зависимости от типа документа).
  • Создание специальных согласований (создание маршрутов согласования без программирования).
  • Оповещения по документам/задачам/поручениям.
  • Система эскалации (оповещение заинтересованных лиц при невыполнении задач/поручений по документу в установленные сроки).
  • Версионность документов (история изменений).
  • Разграничение прав доступа.
  • Поиск по атрибутам документов, задач, поручений.

Для типов документов (входящий, исходящий и внутренний) в системе предусмотрены следующие преднастроенные жизненные циклы:

Жизненный цикл входящего документа

  • Создание входящего документа.
  • Присвоение номера входящему документу.
  • Вынесение резолюции.
  • Исполнение резолюции.
  • Завершение работы с документом и перенос в архив.

Жизненный цикл исходящего документа

  • Создание исходящего документа.
  • Согласование исходящего документа.
  • Утверждение/подписание исходящего документа.
  • Присвоение номера и отправка исходящего документа.

Жизненный цикл внутреннего документа

  • Создание внутреннего документа.
  • Согласование внутреннего документа.
  • Утверждение/подписание внутреннего документа.
  • Присвоение номера.
  • Отправка внутреннего документа для ознакомления должностным лицам.

 

Назначение поручений/задач

В карточке документа на любом этапе жизненного цикла предусмотрена возможность создания задач, поручений и поручений с контролем исполнения (автоматически создаётся задача по контролю).

Согласование документов

Согласование документов проводится по маршруту, который определяет инициатор согласования (маршрут задаётся без программирования). В системе предусмотрено создание параллельного и/или последовательного маршрута согласования. При выборе параллельного маршрута согласующие визируют документ в независимости друг от друга, т.е. за один этап. Последовательный маршрут согласования предусматривает визирование документа в несколько этапов.

Оповещения по документам/задачам/ поручениям

Система осуществляет рассылку по электронной почте сообщений пользователям, которые участвуют в обработке документа по всем этапам жизненного цикла документа: создание карточки документа, согласование документа, создание задачи/поручения, утверждение документа, вынесение/исполнение резолюции.

Система эскалации

Система эскалации предназначена для привлечения заинтересованных лиц при невыполнении задач/поручений по документу в установленные сроки. При выходе за временные ограничения сроков выполнения задачи/поручения осуществляется рассылка уведомлений заинтересованным лицам в соответствии со схемой эскалации.

Поиск документов/задач/поручений

Система позволяет выполнять поиск по атрибутам документов, таким как название, имя, описание, тип, состояние, автор, дата. Также в системе предусмотрен поиск по содержимому документов.




Заявки

Модуль заявок позволяет автоматизировать такие ежедневные рутинные задачи, как заказ пропусков, бронирование переговорных, заказ хозяйственных работ, заказ канелярских принадлежностей.

Заявка на выполнение хозяйственных работ

Заявка предназначена для тех случаев, когда необходимо заменить перегоревшую лампочку в помещении, установить дополнительную розетку или выполнить какие-либо другие хозяйственные работы.


Заявка на заказ переговорной

Если существует необходимость провести встречу, переговоры или другое мероприятие, для которого требуется использование переговорной, то для этой цели поможет заявка на заказ переговорной. В форме создания заявки на заказ переговорной в графическом виде отображается перечень переговорных, их статус на выбранную дату и время бронирования. Заявка позволяет забронировать переговорную на свободный интервал времени.


Заявка на канцелярские принадлежности

Когда у сотрудника организации возникает необходимость в канцелярских принадлежностях, поможет сделать заказ данная заявка. Любой пользователь может открыть каталог канцелярских принадлежностей, выбрать необходимые и заказать.


Заявка на командировку

Заявка на командировку предназначена для случаев, когда сотруднику предстоит командировка. Заявка помогает организовывать согласование с ответственными лицами из отдела кадров, бухгалтерии и непосредстанным руководителем..


Заявка на рабочее место

Перед выходом нового сотрудника на работу необходимо уведомить несколько подразделений отвечающих за выход нового сотрудника (бухгалтерия, отдел кадров, хозяйственная служба, ИТ отдел), автоматизировать перечисленные задачи поможет эта заявка.


Заявка на пропуск посетителя

Заявка на пропуск посетителя предназначена для случаев, когда существует необходимость проведения переговоров, собеседования, вызова курьера и других мероприятий, при выполнении которых требуется заказ пропусков для прохождения людей на территорию организации. Заявка помогает сотрудникам организовывать заказ пропусков для посетителей, позволяя автоматизировать создание, согласование заявки, отслеживание и контроль существующих заявок.


Заявка на пропуск авто

Когда есть потребность в доставке грузов, вызове такси и других мероприятиях, в которых требуется проезд автотранспорта на территорию организации, в подобных случаях поможет заявка на пропуск авто. Заявка помогает сотрудникам организовывать заказ пропусков на авто, позволяя автоматизировать создание, согласование заявки, отслеживание и контроль существующих заявок.


Заявки в отдел кадров

Когда требуется получить справку из отдела кадров или запланировать отпуск, то в таком случаем помогут заявки отдала кадров:

Копия трудовой

Справка с места работы

Заявка на отпуск





ООО "АКорС" - создание корпоративных порталов на основе Microsoft SharePoint.
Тел.: (495)762-42-73
Email: info@portal-systems.ru